We zijn massaal aan het thuiswerken. De meesten leren daar al goed mee om gaan. De werkplekken zijn steeds beter ingericht en we worden steeds slimmer in het thuis- of hybride-werken. Onderzoeken laten zien dat thuis werken zorgt voor meer focus en efficiëntie, maar dat creatieve nieuwe ideeën bedenken moeizamer gaat. Ook is er grote behoefte aan contact met elkaar.

Accepteer onze cookies om deze inhoud te kunnen bekijken.
Bb aeno kees winkelman nissewaard 6688

Nu is de kans

Op dit moment bepaalt het coronavirus vaak nog de keuze waar je werkt maar uit onderzoek blijkt dat mensen ook in de toekomst thuis willen blijven werken. De verschuiving naar hybride werken is onvermijdelijk en je kan je hier als organisatie goed op voorbereiden.

Nu is de kans om hybride werken vorm te geven in jouw organisatie. Hierdoor verbetert de organisatie omdat je medewerkers flexibiliteit en een keuze biedt, werken leuker wordt en medewerkers meer tot hun recht komen en daardoor productiever zijn.

Talentspiegel tijdens loopbaangesprekken

Wat is hybride werken?

Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de tijd, locatie en de wijze waarop het werk plaatsvindt. De keuze wordt niet bepaald door het beschikbare gebouw (of de gewoonte om naar kantoor te gaan) maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten.

Veel werkzaamheden blijken we overal te kunnen doen: thuis, onderweg, op kantoor en in online werkomgevingen zoals Zoom en Teams. Maar dat geldt niet voor alles. Sommige activiteiten vereisen juist live contact met mensen. We hebben allemaal ervaren dat contact in de wandelgangen, het kletspraatje bij de koffie of de brainstorm met de voeten op tafel ook belangrijk zijn. Dat we alleen een team en organisatie kunnen zijn als we elkaar ook fysiek ontmoeten. Dat we helemaal niet alleen maar thuis achter ons schermpje willen werken, maar dat juist een combinatie het aller effectiefst en prettigst lijkt.

Voorwaarde is goede ICT

Het inrichtingen van een goede ICT omgeving (werkende techniek) is een voorwaarde voor een succesvolle hybride organisatie. Ook de inrichting van het gemeentehuis en de rol en gebruik van deze fysieke werkomgeving moet opnieuw bepaald worden. Veel organisaties hebben hier al enorme stappen in gezet.

Aandacht voor deze drie aspecten zijn onoverkoombaar:

  • Bites (ICT omgeving)
  • Bricks (fysieke werkomgeving, kantoor en thuiswerkplekken)
  • Behaviour (gedrag en ook cultuur)
Bb aeno kees winkelman etten leur 2228

Deze zijn mogelijk al bekend bij diverse organisaties die al enige tijd geleden onder de noemer van Het Nieuwe Werken aan de slag zijn gegaan met plaats en tijd onafhankelijk werken. De aandacht daarvoor is mogelijk ook weer weggezakt.

Daar waar Het Nieuwe Werken vooral gericht was op de interne organisatie (denk aan het verhogen van interne productiviteit, het aantrekken van talent of de kostenbesparing op de eigen vierkante meters) is er bij het vormgeven van hybride werken ook veel ruimte om te focussen op aspecten als slimmer en/of breder samenwerken in multidisciplinaire teams van zowel interne als externe contacten.

De manier van werken daarbij wordt voor een groot deel beïnvloed door de digitale mogelijkheden en de werking daarvan. Ook leert de praktijk dat de focus voornamelijk ligt op de fysieke omgeving, omdat deze makkelijker te concretiseren is. Echter het nieuwe normaal zal niets zijn zonder de menselijke factor en zijn gedrag daarin. Het succes van hybride werken zal voor een zeer groot deel bepaald worden door focus op gedrag en cultuur.

Laat ons weten waar jij mee bezig bent. Deel je goede voorbeelden of ervaringen zodat we van elkaar kunnen leren. Mail deze naar gezondwerk@aeno.nl.

Stuur een email

Er kan niet meer gestemd worden.

Uitslag:

Hybride werken gaat nooit meer weg bij de gemeente

  • Ja, ik denk dat hybride werken nooit meer weggaat

    94%
    93 Stemmen
  • Nee, ik denk dat we weer gaan werken zoals vóór 2020

    2%
    2 Stemmen
  • Ik werk altijd al hybride

    4%
    4 Stemmen
  • Weet ik niet

    0%
    0 Stemmen

Totaal aantal stemmen: 99

Het vormgeven van hybride werken in je organisatie gaat natuurlijk niet zomaar. Duidelijk is dat het niet kan blijven bij een thuiswerkbeleid en het faciliteren van een goede thuiswerkplek. Hierbij een overzicht van de top 10 uitdagingen en vragen die daarbij spelen. In hoeverre heb jij deze uitdagingen op orde?

Top 10 aan uitdagingen

1. Huisvesting: inrichting kantoor en thuis

  • Hoe zorg je dat medewerkers de goede thuiswerkmiddelen (stoel, beeldscherm, los toetsenbord) hebben? Bied je hiervoor een checklist of tips aan en ga je hierover het gesprek aan?
  • Hoe pas je de huisvesting aan waar meer ontmoeting mogelijk is, creatieve ruimtes, stilte plekken, vergaderzalen, videobel plekken?
  • Hoeveel werkplekken en hoeveel van welk type richt je in?
  • Hoe is de bezetting op kantoor? Gaan we werken met een reserveringssysteem?

2. Thuiswerkbeleid en overeenkomst

  • Kies je voor het vastleggen van een thuiswerkovereenkomst of ga je uit van vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid?
  • Welke afspraken maken we over gezond thuiswerken en de inrichting van de thuiswerkplek?
  • Hoe gaan we om met reiskostenvergoeding woon-werk?
  • Hoe zorg je voor beveiliging van bedrijfsinformatie bij thuiswerken?

3. Terugkeren: hoe doen we dat

  • Hoe keren we terug zonder weer te vervallen in het ‘oude’ patroon?
  • Hoe zorg je voor een ludieke actie waardoor medewerkers zich extra welkom voelen?
  • Wat is de mogelijke bezetting op kantoor en hoe stel je die af op de teams? Heb je daarbij voldoende rekening gehouden met de geldende corona maatregelen?
  • Hoe zorg je dat de uitgeleende middelen (stoelen en scherm) weer terug komen om alle werkplekken op kantoor in te richten.

4. ICT techniek

  • Hoe benutten we de huidige technische mogelijkheden om online (samen) te werken?
  • Welke informatie is essentieel en dient overal beschikbaar te zijn?
  • Welke technologie hebben wij nodig om ons werk goed te kunnen doen?
  • Hoe delen wij onze kennis met andere teams? Hoe krijgen we de benodigde informatie van andere teams?

5. Gedrag: verbinding houden met organisatie

  • Hoe zorgen we voor trots en betrokkenheid bij de organisatie als geheel?
  • Wat is ‘ons nieuwe normaal’? En hoe zorgen we dat dat geaccepteerd wordt door iedereen?
  • Wat zijn onze grenzen van hybride werken? Hoe spreken we elkaar daar op aan, met respect voor ieders invulling van flexibel werken?

6. Gedrag: leiderschap en rol leidinggevende

  • Hoe neem je initiatief om contact te houden met je collega’s en leidinggevende? En geef je aan hoe het met je gaat?
  • Hoe stuur je op output, niet op afzonderlijke activiteiten? En geef je mensen helder kaders en daarbinnen de vrijheid te handelen.
  • Hoe zorg je voor genoeg ontwikkel en leermogelijkheden?
  • Hoe heten we nieuwe mensen welkom en nemen we afscheid van mensen?

7. Gedrag: mentale en fysieke gezondheid

  • Krijg je ruimte om bijvoorbeeld te wandelen tijdens het werk of wandeloverleggen?

  • Wat heeft iemand nodig om lekker in zijn vel te zitten? Hoe voeren wij frequent genoeg het gesprek met elkaar hierover?
  • Gaat het goed met de werk-privé balans? Krijg je voldoende energie van je werk?
  • Hoe blijf je voldoende in beweging en neem je op een thuiswerkdag voldoende pauzes? Hoe zorg je voor goede slaap? Heb je aandacht voor gezonde voeding?

8. Gedrag: teamafspraken, teamsessies en samenwerken

  • Wat voor afspraken maken we over onder andere bereikbaarheid, aanwezigheid, gebruik van communicatiemiddelen?
  • Welke spelregels hebben we bij Hybride overleggen?
  • Hoe werken we samen in ons team maar ook richting andere teams? Hoe laten we elkaar duidelijk weten waar we inhoudelijk mee bezig zijn?
  • Welke afspraken maken we over resultaten van medewerkers en ieders bijdrage aan het team? Daaronder vallen ook individuele afspraken over flexibel werken tussen medewerker en leidinggevende.

9. Gedrag: voldoende ontmoetingen

  • Hoe zorgen we voor sociale binding en persoonlijk contact met elkaar? Hoe gaat het met iedereen? Hoe houdt je goed contact? Hoe zorg je voor een luisterend oor, complimenten krijgen, geholpen worden om problemen te verhelderen, gerust stellen, maar ook gezelligheid met elkaar.
  • Welke afspraken maak je over collegiale sociale ontmoetingen, offline of online?
  • Hoe zorg je dat er aandacht is voor werkplezier?
  • Hoe zorg je voor spontane ontwikkeling buiten je team om?

10. Gedrag: digivaardigheid

  • Kan iedereen mee met online werken?
  • Is iedereen digitaal vaardig genoeg?
  • En zijn er mogelijkheden om digivaardigheid te verbeteren / leren?
  • Hoe houden we de ontwikkelingen en mogelijkheden bij?

Om de tafel met gemeenten Amstelveen en Deventer

Projectleider A&O fonds Gemeente, Fieke Horsten, gaat in gesprek met de gemeenten Amstelveen en Deventer over hun aanpak om hybride werken tot een succes te maken.

Accepteer onze cookies om deze inhoud te kunnen bekijken.

Wintersafari 2022

Het thema van de Wintersafari op 27 januari en 17 februari 2022 is Hybride Samenwerken voor medewerkers. Laat je collega's weten dat ze zich nu kunnen aanmelden. We bieden kennis over betere werk-privébalans, meer kennis over de nieuwe manier van samenwerken en praktische hulp en ondersteuning.

Werken bij Overheid 2021 Hybride Werken 1000

Toekomst hybride werken

Wat is er nodig om van het hybride werken een blijvend succes te maken? Tijdschrift Werken bij de Overheid geeft een blik op de toekomst van hybride werken bij de gemeente. "Thuiswerken blijft. Het afgelopen half jaar zijn er tal van onderzoeken verschenen waaruit die conclusie te trekken is. Vijftig procent wil de helft van de werkweek thuiswerken meldde TNO bijvoorbeeld dit voorjaar al.

Naar artikel - Hybride Werken Bites, bricks & behaviour
Saskia Nijs klein 1000
Fotografie: Paul Kampman

Hybride werken, hoezo?

Column Saskia Nijs, Adviseur mens en techniek - Werken bij de Overheid

"De coronacrisis heeft ons een hoop geleerd over verandering, ­onzekerheid en kansen. En zoals dat altijd gaat bij een crisis, willen we zo snel mogelijk weer terug naar het oude, maar willen we sommige dingen graag vasthouden. En thuiswerken is er daar één van. Dus hoor en lees je nu dat we massaal twee à drie dagen per week gaan thuiswerken. Want, zo hebben we ervaren, dat biedt iedereen ruimte voor een goede werk-privébalans, we zijn ­productiever en organisaties kunnen wat vierkante meters kantoorruimte afstaan.

Naar column - Hybride werken, hoezo?

Hoe houd je contact met elkaar?

Verschillende tools om met elkaar in gesprek te blijven vind je bij BRUIS op de ze site, zoals de BRUIS top 5 kaart en de gesprekskaart. Maar ook de BRUISmeter.

Bekijk hier de meest gestelde vragen over hybride werken. Heb jij zelf een vraag of wil je meer weten? Kijk dan ook even op onze community Hybride werken.

Naar community Hybride Werken

Huisvesting: inrichting kantoor en thuis

Hoe richt je een kantoor in voor hybride werken?

Naar verwachting zullen medewerkers bij hybride werken minder vaak en anders op kantoor werken dan voorheen. Op welke manieren kan je het kantoor zodanig inrichten dat aan deze nieuwe manier van werken op kantoor invulling wordt gegeven? Hieronder enkele voorbeelden:

  • Richt ruimten flexibel in zodat ze voor verschillende werkconcepten kunnen worden gebruikt.
  • Richt vergaderruimten zodanig in dat hybride vergaderen mogelijk is met medewerkers die thuis werken en dus voorzien is van de benodigde ICT.
  • Richt op kantoor ‘ontmoetingsruimten’ in waar medewerkers elkaar informeel kunnen ‘ontmoeten’, kan bijvoorbeeld in combinatie met een barista.
  • Bouw concentratiecellen die minder nodig zijn om naar cellen voor één op één bellen en online overleg.
  • Verdeel het kantoor in verschillende zones, waarbij iedere zone een ander type werk kan plaatsvinden: samenwerken, concentratiewerk, etc.
  • Laat cateringconcepten aansluiten op andere werkconcepten, catering op meerdere momenten van de dag en ‘to go’-concept of barista.
  • Experimenteer met verdiepingen of op afdelingen met de inrichting en ervaar wat goed werkt.
  • Een goede combinatie van ontmoetingsruimtes, samenwerkingsruimtes/brainstormruimtes, overlegruimtes waar ook hybride vergadert kan worden, video-belplekken, aanlandplekken voor kortdurend werk en concentratieplekken.
  • Houdt rekening met de momenten dat op sommige dagdelen er relatief veel medewerkers op kantoor zijn met verschillende behoeftes aan werkruimte. Een goede analyse vooraf kan hierbij helpen. Daarbij gaat het zowel over aanwezigheid als behoefte aan soort werkruimte.

Waar moet je arbowettelijk aan voldoen bij Hybride werken?  

De Arbeidsomstandighedenwet (arbowet) gebruikt de term ‘plaats onafhankelijk werken’. Hiermee wordt bedoeld het werken in een woning of een ander gekozen werkplek anders dan de arbeidsplaats van de werkgever. Het moet daarbij wel gaan om werk dat in opdracht van de werkgever gedaan wordt.

Over plaats en tijdsonafhankelijk werken staat het volgende in de arbowet.
De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, of dat nu thuis, op kantoor of elders is. Bij thuis en elders werken hoeft de werkplek niet te voldoen aan de eisen uit hoofdstuk 3 van het arbobesluit. Die gaan over vluchtwegen, nooduitgangen, brandbestrijding en valgevaar.

Alle andere eisen gelden wel. Daarbij gaat het om het uitvoeren van een RI&E, het geven van voorlichting, psychosociale arbeidsbelasting (Werkdruk en agressie), regels voor werktijden en pauzes, ergonomische eisen van de beeldschermwerkplek en de zorgplicht van de werkgever.

Werkt een werknemer meer dan twee uur per dag thuis of elders met een beeldscherm, dan moet de werkplek voldoen aan ergonomische eisen voor beeldschermwerk inclusief de verlichting. Dit betekent ten aanzien van de stoel dat deze passend dient te zijn voor zijn lichaamsmaten, waarbij zitdiepte, zithoogte, rugleuning en armsteunen van belang zijn. De werktafel dient eventueel met gebruik van een voetenplank een hoogte te hebben die gelijk is met de onderzijde van de ellebogen. De werknemer dient voldoende verlichting te hebben om zijn werk goed te kunnen doen. Tegenlicht achter het scherm door buitenlicht en weerspiegelingen in het scherm dienen te worden vermeden of afgeschermd. Het beeldscherm is vrij te plaatsen, in hoogte verstelbaar en kantelbaar. De werknemer heeft een los toetsenbord en een losse muis. Een kale laptop voldoet dus niet om langer dan twee uur aan te werken.

De werknemer heeft ook verantwoordelijkheid. En wel door zich te houden aan de regels over werktijden en pauzes. En op de juiste manier gebruik te maken van de werkplek en de voorlichting die hij daarover gehad heeft toe te passen.

Vanuit privacy mag de werkgever niet de thuiswerkplek bezoeken, tenzij de werknemer daar toestemming voor geeft. De werkgever dient vanuit de RI&E wel na te gaan of de werknemer gezond thuis of elders kan werken. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manieren:

  • De werknemer vult een vragenlijst of checklist in en als daar aanleiding voor is bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige. Dit kan vervolgens vastgelegd worden in bijvoorbeeld het personeelsdossier.
  • De werknemer maakt één of enkele foto’s of video van zijn thuiswerkplek en bespreekt hij deze met zijn leidinggevenden of een arbodeskundige.
  • Met expliciete toestemming van de werknemer komt een deskundige langs bij de thuiswerkplek.

Verricht de werknemer elders dan op kantoor en in de eigen woning plaatsonafhankelijke arbeid, dan is de werkgever niet rechtstreeks verantwoordelijk voor de werkplek op die locatie. Wel dient hij de werknemers voor te lichten. In de regel zal de eigenaar/beheerder verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkplek elders (internetcafé, pand van een klant). Dit ontslaat de werkgever niet van de verplichting de werknemer adequaat te informeren en voor te lichten over veilig werken ter plekke. Het is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.

Hoe zorg je voor een gezonde en veilige werkplek van medewerkers thuis?

Hybride werken maakt dat medewerkers structureel thuiswerken. Hoe zorg je ervoor dat dit op een gezonde en veilige manier gebeurt? Hieronder enkele voorbeelden.

Thuiswerkbeleid en overeenkomst

Hoe kun je gebruik maken van een thuiswerkbeleid en/of thuiswerkovereenkomst?

In veel organisaties wordt het (algemeen) thuiswerkbeleid vastgelegd in een regeling of in een personeelshandboek. Onderwerpen die daarbij aan de orde komen zijn bijvoorbeeld: 

  • Algemene criteria inrichting werkplek en de wijze van ‘controle’ daarop 
  • Beveiliging van data en voorzieningen daarvoor 
  • Reiskostenvergoeding  
  • Afspraken tussen medewerker en  leidinggevende.  

Een thuiswerkovereenkomst is (vaak) een overeenkomst tussen medewerker en werkgever. Hier kunnen individuele afspraken worden vastgelegd over bijvoorbeeld: 

  • Werktijden en bereikbaarheid 
  • Individuele inrichting van de werkplek en eventuele bruikleen afspraken van spullen 
  • Beveiliging van bedrijfsinformatie 

Terugkeren: hoe doen we dat

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich weer ‘thuis’ gaan voelen op kantoor?

Na een lange periode van thuis werken, is het voor veel medewerkers weer wennen om op kantoor te zijn. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich weer ‘thuis’ voelen op kantoor samen met hun collega’s. Hieronder enkele voorbeelden:

  • Speel in op de veranderende behoeften van medewerkers op kantoor door bijvoorbeeld het ontwikkelen van ontmoetingsruimten, flexibele werkconcepten en andere cateringconcepten.
  • Organiseer een open dag, een ‘welkom op kantoor’-moment.
  • Verwijder belijning, stickers en andere communicatie uitingen die nog aan de corona-maatregelen refereren.
  • Besteed extra aandacht aan het creëren van ‘sfeer’ op kantoor die ontmoeten stimuleert.

ICT techniek

Hoe kan je goed en effectief hybride vergaderen?

Hybride vergaderen is een oplossing wanneer een aantal medewerkers vanuit huis werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Daarnaast kunnen medewerkers die wel op kantoor aanwezig zijn samenkomen in een vergaderruimte. Dit vraagt om een hybride vergadervorm, waarbij een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een deel via een online verbinding. Hieronder enkele voorbeelden hoe je dit goed en effectief kan organiseren:

  • Investeer in de inrichting van een hybride vergaderruimte. Denk hierbij onder andere aan een camera die meerdere deelnemers in beeld kan brengen, groot scherm, microfoons en speakers.
  • Voorzie ook de ‘thuiswerkers’ van de juiste ICT apparatuur. Denk hierbij aan een goed werkende laptop met microfoon en eventueel een headset.
  • De ene soort vergadering leent zich meer voor online vergaderen dan de ander. Coördinerende agendapunten of besluitvormende agendapunten kunnen prima online. Als creativiteit of emotie een rol speelt of bij complexe zaken is fysiek vergaderen beter. Het belangrijkste startpunt is dus goed stil staan bij het doel van je vergadering. Afhankelijk van het doel kun je vervolgens beslissen of een vergadering online, fysiek of hybride of helemaal niet plaatsvindt.
  • Nodig alleen deelnemers uit voor de hybride vergadering die daadwerkelijk iets toe te voegen hebben. 
  • Las pauzes in wanneer dit nodig is, spreek duidelijk af hoe laat de vergadering hervat wordt. 
  • Maak tips en ‘spelregels’ voor hybride vergaderen en deel deze met medewerkers.
    >> Inspiratie: 11 tips voor hybride vergaderen | Rijksoverheid
  • Zorg voor verbinding tussen fysieke deelnemers en online deelnemers door smalltalk vooraf. Wat ook goed kan werken is dat iedere online medewerker een buddy heeft die fysiek aanwezig is.
  • Bevorder interactie tussen de fysiek en online aanwezigen door vragen te stellen of deelnemers beurten te geven.
  • Maak duidelijke afspraken voorafgaand aan de vergadering en breng alle deelnemers hiervan op de hoogte. Denk hierbij bijvoorbeeld over het inschakelen van de microfoon en het beperken van achtergrondgeluiden. 
  • Verder kan het goed zijn om in de beginfase elke vergadering kort te evalueren. Werkte alle apparatuur naar zoals gewenst? Heeft iedereen zijn/haar ideeën kunnen inbrengen? Wat zou er beter, leuker of efficiënter kunnen? Door deze vragen te beantwoorden, zal het hybride vergaderen binnen je organisatie steeds makkelijker en beter verlopen. 

Gedrag: verbinding houden met organisatie 

Wat houdt een visie op Hybride werken in?

Een visie op hybride werken gaat over een manier van werken van de medewerkers van de organisatie. In de visie beschrijft de organisatie het ‘waarom’ van hybride werken, wat het inhoudt, wat de organisatie hiervan vindt en waar het naar toe wil. Ook het gewenste gedrag van medewerkers en leidinggevenden is onderdeel van de visie. Uiteraard moet deze visie passen in de overall visie van de organisatie.

Wat zijn mogelijk spelregels hybride werken die je op organisatieniveau kan afspreken?

Om visie en beleid te communiceren kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van spelregels, een (thuiswerk)regeling en/of thuiswerkovereenkomst. De spelregels worden opgesteld om houvast te geven. Vaak zie je dat de spelregels worden opgesteld en bijgesteld na evaluatie. Enkele voorbeelden van onderwerpen zijn:

  • De dienstverlening staat voorop 
  • De werkplekken zijn van iedereen. Kies de werkplek die het beste bij je werk past 
  • Reserveer je werkplek of ruimte 
  • Ben je langer dan 30 minuten weg van een werkplek? Maak de werkplek dan vrij. Neem alle persoonlijke spullen mee en laat het netjes achter.
  • Je eet in het restaurant en niet achter een bureau.
  • Zorg dat je bereikbaar en vindbaar bent 
  • Kom circa de helft van je werktijd naar kantoor  
  • Je werkt (zo veel mogelijk) papierloos. Het noodzakelijke papieren werkarchief bewaar je in de daarvoor bestemde kasten
  • Samenwerken en ontmoeten doen we op kantoor 

Gedrag: leiderschap en rol leidinggevende

Wat is het belangrijkste wat je als leidinggevende kan doen?

Voor veel leidinggevenden is leiding geven in hybride situaties anders dan wanneer werknemers altijd op kantoor zijn.

Onderzoek uit november 2021 door Motivaction (in opdracht van Zilveren Kruis) laat zien dat de meerderheid van leidinggevenden (60%) aan geeft minder zicht te hebben op het welzijn van werknemers. Velen van hen (48%) maken zich zorgen of werknemers over hun eigen grenzen gaan. Leidinggevenden erkennen dat leidinggeven op afstand andere vaardigheden vraagt (70%). De helft van de leidinggevenden ervaart op afstand geen echt contact te kunnen maken met mensen in het team. Ook 39% van de werknemers geeft aan het moeilijk te vinden betrokken te blijven bij collega´s of te weten wat er echt speelt in de organisatie.

Het belangrijkste wat je als leidinggevende kan doen is:

  • Verbinding houden: het gesprek aangaan met de werknemers. Hybride werken biedt ruimte voor maatwerk. Stel de vraag wat zij zelf een wenselijke invulling vinden en geef ruimte hier zelf keuzes in te maken. Maak heldere afspraken over taken, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten maar ook over bereikbaarheid wanneer men thuis werkt. Hierover bestaan soms onuitgesproken verwachtingen, bijvoorbeeld om ook ‘s avonds online te zijn. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid van leidinggevende en werknemer om verwachtingen en wensen kenbaar te maken.
  • Informeren en betrekken: Houd werknemers die thuis of elders werken op de hoogte. Wie op afstand werkt, is meestal minder goed op de hoogte van de nieuwste plannen en ontwikkelingen. De wandelgangen, waarin je het meeste hoort, ontbreekt. Prik daarom bijvoorbeeld een vaste dag en tijd, elke week of maand, waarin je als leidinggevende zo veel mogelijk details over de laatste ontwikkelingen deelt. Werknemers zijn dan beter op de hoogte van de koers, richting en strategie en het versterkt het gevoel van ‘erbij horen’.
  • Aandacht voor ontmoeten: Als mensen samenwerken zonder elkaar elke dag fysiek te ontmoeten krijg je sneller misverstanden. Stimuleer dus dat werknemers contact hebben met elkaar. Ook over informele zaken, zoals hobby en vakantie. Regelmatig contact tussen teamleden op manieren die zij het prettigst vinden kan veel misverstanden voorkomen. Als hybride leidinggevende kan je deze contacten tussen je teamleden stimuleren.

Voorbeelden van dingen die je kan organiseren zijn:

  • Wandelend vergaderen één op één of met het team,  
  • (live) samenkomen voor vergaderen met het team/ directe collega’s,  
  • Aan een werk activiteit ook een sociale activiteit koppelen,  
  • Online weekstart van 15 min voor de hele organisatie,  of online koffiekwartiertje aan begin werkdag,
  • Babbel What’s App groepen, 
  • Behaalde resultaten of bijzondere momenten aangrijpen om samen te vieren,
  • Ommetje app met een challenge zoals wandelen naar Rome 

Gedrag: mentale en fysieke gezondheid

Waarom is aandacht voor gezond hybride werken belangrijk?

Hybride werken heeft invloed op de gezondheid en productiviteit van medewerkers. Soms in positieve zin en soms zijn er risico’s. Waar kun je aan denken:

  • Op kantoor is de inrichting van de werkplekken meestal goed op orde. Maar thuis hoeft dat niet zo te zijn. Als medewerkers veel meer uren thuis op een computer werken en de werkplek is niet goed ingericht is het risico van RSI of KANS-klachten een belangrijk aandachtspunt. 
  • Bij hybride werken verandert ook de mentale component. Sociale steun, binding met het team en de organisatie vragen extra aandacht.  
  • Geconcentreerd werken lukt het beste zonder afleiding. Zowel thuis (privézaken) als op kantoor (pratende collega’s) zijn risico’s van verstoorders. Inrichting van het gebouw en afspraken over elkaar storen op kantoor en afspraken met medebewoners bij thuis werken kunnen goed helpen in geconcentreerd werken en verhogen de productiviteit aanzienlijk. 
  • Bij thuis werken wordt er veel meer vergadert via het beeldscherm. Dat is extra beeldschermwerk met bijhorende extra belasting, met name voor de ogen. Korte pauzes tijdens beeldbelvergaderingen en voorkomen van naadloos vergaderen verminderen de belasting daarvan en verhogen de productiviteit. 
  • Leidinggeven aan medewerkers die regelmatig thuis werken is anders dan leidinggeven aan medewerkers die altijd op kantoor zijn. Bij leiding geven op afstand is als basis vertrouwen in de medewerker nodig. En bij de medewerker zelfstandigheid en het nemen van verantwoordelijkheid. Aansturen op afstand gaat minder over wat iemand doet en meer over resultaten en de weg die de medewerker daarin bewandelt. Een cultuur en leiderschap gebaseerd op vertrouwen (versus controleren) werkt bij hybride werken het beste. 
  • Om bij hybride werken goed samen te kunnen werken is het nodig dat medewerkers elkaar regelmatig zien en elkaar goed kunnen bereiken. Dat gaat niet altijd vanzelf en vraagt extra aandacht om te realiseren. 
  • De werk-privé balans verandert in hybride werken. Voor sommige medewerkers in positieve zin, omdat ze beter werk en privé op elkaar kunnen afstemmen en op thuiswerkdagen minder reistijd kwijt zijn. Voor andere medewerkers negatief, omdat ze bij thuiswerken vereenzamen, thuis last kunnen hebben van de onrust van privé-zaken, thuis kunnen vereenzamen of lastiger afspraken fysieke afspraken met collega’s kunnen maken.  

Hoe kun je zorgen dat medewerkers voldoende in beweging blijven tijdens thuiswerkdag?

Op een thuiswerkdag is de kans dat je langer zit dan normaal aanwezig. Je hebt geen reisbeweging en de afstanden in huis zijn mogelijk kleiner dan op kantoor. Langdurig zitten en te weinig bewegen is ongezond. Tips om in beweging te komen:

  • Gebruik de ommetjes app met je team of organisatie en ga de strijd aan wie de meeste stappen zet.  
  • Stimuleer dat oefeningen in de agenda worden gepland zodat je een waarschuwing krijgt, Je kan hiervoor timer (op je telefoon) in die ieder half uur signaal geeft instellen.   
  • Onderzoek of er mogelijkheid is (betaalde) pauzesoftware voor op de PC te verschaffen. Pauzesoftware is programmatuur die je waarschuwt als je te lang achter elkaar of te intensief aan het werk bent. Een aantal geeft ook oefeningen of adviezen over houding en gedrag. 
  • Stimuleer het uitvoeren van rek-, strek en beweegoefeningen in de vorm van mini pauzes achter je werkplek. Hier vind je oefeningen die A&O fonds gemeenten heeft verzameld om te doen: Oefeningen 1 en Oefeningen 2. Je kunt dit ook gezamenlijk met het team inplannen.   
  • Stimuleer een vast beweegschema, bijvoorbeeld ieder dag starten met een wandeling, een vast hardloop moment of lunchwandeling.  
  • Plan vaste beweegmomenten in met collega’s om online met elkaar te bewegen. 
  • Daag mensen uit om een doel om 10.000 stappen per dag te zetten. Dit kun je bijhouden met een beweegmeter, verkrijgbaar in verschillende soorten: simpele stappentellers (via gratis Stappenteller app of standaard op je telefoon), trackers met wat extra functies zoals meten van je hartslag, uitgebreide sporthorloges en complete smartwatches die ook bijvoorbeeld gps registeren.  
  • Wijs collega’s op online challenges van je eigen sportschool of beweegvideo’s op internet zoals licht intensieve oefeningen via de serie ‘7 minuten training’, matig tot zwaar intensieve oefeningen via de videoserie oefening van de week of Balansoefeningen met deze Thuistrainingsvideo. 

Gedrag: teamafspraken, teamsessies en samenwerken

Hoe maak je teamafspraken?  

Hybride werken vraagt om meer afstemming en coördinatie binnen het team, dan wanneer we allemaal thuis of allemaal op kantoor werken. Hybride werken gaat zowel over de keus van het individu om zelf de werkplek en werktijden te kiezen, als over het belang van de organisatie/ leidinggevenden dat medewerkers, als het werk daar om vraagt, naar kantoor of de werklocatie komen. Daarom laten veel organisaties het over aan de teams om hier afspraken over te maken.  Het belang van de individuele medewerker en het belang van de organisatie worden gewogen en besproken. Doel is om samen de juiste verdeling te maken, die voor iedereen goed voelt.  

Hiervoor zul je het gesprek aan moeten gaan met je teamgenoten. Dit gesprek kan geïnitieerd worden door de leidinggevende / projectleider of door een teamlid. Het is handig om samen in grote lijnen te bepalen wie wanneer en waar werkt en welke werkzaamheden op kantoor plaatsvinden.  

Waar kun je teamafspraken over maken?

Afhankelijk van je organisatie zijn er kaders / spelregels over hybride werken. Deze kaders geven de grenzen aan, waarbinnen medewerkers ruimte hebben. Het kan fijn zijn in je team nadere afspraken te maken over bijvoorbeeld onderstaande punten:

  • Hoeveel dagen (of een deel daarvan) wil en mogen medewerkers gemiddeld per week thuiswerken en hoeveel op kantoor? Dit hoeft niet voor iedere week hetzelfde te zijn, sommige weken werkt een medewerker twee dagen thuis, andere drie en soms is hij de hele week op kantoor.
  • Welke dagen hebben medewerkers voorkeur om naar kantoor te gaan en zijn er vaste dagen waarop medewerkers niet aanwezig kunnen zijn?
  • Welke soort werkzaamheden willen medewerkers straks vooral thuis of op kantoor doen?
  • Wat worden over het algemeen de werktijden en op welke momenten ben is een medewerker wel/niet bereikbaar? Maak afspraken met elkaar over wanneer medewerkers werken, wanneer ze wel/niet bereikbaar zijnen laat zet dit in hun agenda zetten. Sommige collega’s starten vroeg, andere juist wat later. Weten medewerkers dit van elkaar en houden ze rekening met elkaar.
  • Bij welke (terugkerende) vergaderingen/ bijeenkomsten/werkzaamheden is het belangrijk dat het hele team fysiek aanwezig is? Hoe vaak zijn deze bijeenkomsten? Op welke dagen plannen jullie deze? Jonge medewerkers en/of nieuwe collega’s zijn over het algemeen vaker op kantoor en leren graag van ervaren collega’s. En juist om het leren van elkaar mogelijk te maken, is het belangrijk om er op sommige momenten allemaal te zijn.
  • Het spreiden van aanwezigheid over alle vijf de werkdagen van de week. Bespreek dit met elkaar. Hoe zorgen het team voor een goede verdeling? Kijk ook naar de flexibiliteit van medewerkers in dagen dat ze niet werken; voor de een dat makkelijker te realiseren dan de ander.
  • In de ochtend blijken we het beste te zijn in geconcentreerd werk. Aan het begin en einde dag zitten de meeste files en druk in de treinen; houd daar vooral in de randstad in de planning van overleggen rekening mee.

Gedrag: voldoende ontmoetingen en verbinding met elkaar

Hoe houd je verbinding (informeel en formeel) met elkaar?

Hybride werken brengt met zich mee dat medewerkers elkaar minder fysiek zullen treffen. Hoe zorg je er desondanks voor dat er toch verbinding is binnen een team? Hieronder enkele voorbeelden van manieren om verbinding te houden tussen medewerkers:

  • Denk eens aan andere vormen van vergaderen, bijvoorbeeld wandelend één op één of met een team.
    >> Inspiratie: gesprekskaarten Gemeente Dordrecht
  • Plan belangrijke vergaderingen met het team zo veel mogelijk live op kantoor of andere fysieke locatie.
  • Koppel aan een werkactiviteit ook af en toe eens een sociale activiteit, dat kan zowel fysiek als online (bijvoorbeeld digitale escaperoom)
  • Plan wekelijks een online weekstart van 15 minuten voor de gehele organisaties.
  • Plaats periodiek vlogs op intranet vanuit management waarin de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie worden gecommuniceerd.
  • Creëer appgroepen voor informeel contact (‘Babbel What’s App groepen’).
  • Maak gebruik van de ‘Ommetje app’ met een challenge zoals wandelen naar Rome.
  • Richt op kantoor ‘ontmoetingsruimten’ in waar medewerkers elkaar informeel kunnen ‘ontmoeten’, kan bijvoorbeeld in combinatie met een barista.

Misschien vind je dit ook interessant